از نظر من مدیریت زمان یعنی رسیدن به بهترین نتایج در یک واحد زمانی مشخص و چند تکنیک رایج و محدود دارد که هرکسی روایتی برای آن تعریف می کند.
ماتریس آیزنهاور
از این روش چند سالی هست که برای برآورد اهمیت کار و الویت بندی استفاده می کنم و ساده و کاربردی هست.
کارها چهار دسته اند:
- کارهای مهم و فوری
- کارهای مهم و غیر فوری
- کارهای غیرمهم و فوری
- کارهای غیر مهم و غیر فوری
با این روش می توانیم مهمترین کاری که باید روی آن تمرکز کنیم را پیدا کنیم.
تکنیک پامادورا
زمانی کاری رای به بخش های 25 تا 120 دقیقه تقسیم بندی می کنیم و در آن زمان مشخص روی یک کار متمرکز می مانیم تا تایمر تمام شود و بعد استراحت می کنیم.
در این روش ما از خسته شدن بیش از حد جلوگیری می کنیم.
بخش بندی ساعات کاری ( تایم بلاکینگ)
برای اینکه به تمام وظایف مهم برسیم و از اهمال کاری جلوگیری کنیم ساعت های مشخصی را در برنامه روزانه به هر وظیفه تخصیص می دهیم.
انجام دادن کارها ( گیتینگ سینگز دان)
این تکنک برای مدیریت اضطراب و بهبود بهره وری مورد استفاده قرار می گیرد. هرچیزی که در ذهنمان هست و باید انجام بدهیم را به روی کاغذ می آوریم، همه اقدامات را به شکل شفاف و قابل فهمی در می آوریم، آنها را سازمان دهی و دسته بندی می کنیم و هر از گاهی آنها را بررسی می کنیم و چیزهایی را به آن اضافه می کنیم.
اصل پارتو یا قانون80/20
80 درصد نتایج از 20 درصد اقدامات می آیند، آن 20 درصد را پیدا می کنیم و روی آنها تمرکز می کنیم.
چالش این روش این است که پیدا کردن 20 درصد به راحتی گفتن آن نیست و نیاز به بررسی دارد و چالش روانی آن هم مایل نبودن به رها کردن کارهای کم اهمیت است که به نوعی باز باعث پیچیدگی تشخیص 20 درصد مهمتر می شود.
دسته بندی
در این تکنیک تمام کارهای مشابه یا مربوط به هم را یکجا جمع می کنیم و آنها را باهم انجام می دهیم. با اینکار هزینه سوئیچ کردن کار اجتناب می کنیم و با تمرکز بهتری کار می کنیم.
مثلا تمام تماس های کاری را در یک ساعت مشخص می گیریم. حال چه تماس با مشتری باشد یا با بانک یا همکار.
تکنیک 1-3-5
1 کار بزرگ، 3 کار متوسط و 5 کار کوچکی که می خواهیم در یک روز تمام کنیم را می نویسیم. با اینکار از انجام شدن مهمترین کار مطمئن می شویم و همزمان موارد جزئی تر را هم پیش می بریم.
تعیین زمان مشخص (تایم باکسینگ)
این روش را در مدارس و دانشگاه ها تجربه کرده ایم. برای هر کار یک زمان معین تعیین می کنیم و در آن زمان همه تمرکز را روی آن اقدام مشخص متمرکز می کنیم. اینکار زمانی مفید است که بخواهیم همزمان چند کار را پیش ببریم و نمی خواهیم برای هیچ کاری بیش از اندازه زمان صرف کنیم یا از وظیفه ای مغفول بمانیم.
A,B,C,D,E
این یک تنکیک الویت بندی است. بعد از اینکه لیست وظایف را مشخص کردیم آن ها را از مهمترین به کم اهمیت ترین تقسیم بندی می کنیم. با تعیین الویت آنها تمرکز را روی انجام مهمترین کار می گذاریم تا آن کار تمام شود بعد به سراغ بقیه کارها می رویم.
این تکنیک از خطای گذاشتن نردبان روی دیوار اشتباه جلوگیری می کند.
لیست کارهایی که می خواهیم انجام ندهیم
با تعیین کارهای بی اهمیت یا الویت پائین می توانیم در زمان مان صرفه جویی کنیم و ذهن خودمان را برای کارهای مهمتر آزاد کنیم.
مثلا: فردا برای سئو و بازرگانی وقت نمی گذارم.
این تکنیک بسیار آسان پیاده سازی می شود و بسیار سخت انجام می شود.
